연차사용촉진 이용방법

1. 연차촉진제란

근로자가 연차를 쓰지 않았을 때, 회사가 정해진 절차에 따라 연차 사용을 안내하고 그래도 쓰지 않으면 수당을 지급하지 않아도 되도록 하는 제도입니다. 법적 근거는 근로기준법 제61조입니다.

전체 흐름 네 단계

1. 11차 사용 촉구연차 사용 기한이 다가오기 전에 “언제까지 연차를 사용하세요”라는 안내 문서를 보냅니다.
2. 2근로자가 반응 없음사용계획을 내지도, 실제로 쓰지도 않은 채 지나갑니다.
3. 32차 촉구“언제 쉬세요”라며 회사가 연차 사용 날짜를 직접 지정해 통보합니다.
4. 4그래도 미사용해당 연차는 소멸하고, 회사는 그 일수만큼 수당을 지급할 의무가 없어집니다.

2. 언제 무엇을 통보하나요

촉진 시점은 근속 기간에 따라 다릅니다. 아래는 원본 가이드에 실린 기준입니다.

2.1 1년 이상 근무자

휴가 소멸 6개월 전과 2개월 전에 각각 1차·2차 조치를 합니다. 회계연도 기준(12월 31일 소멸)으로 연차를 부여하는 회사라면 아래와 같은 일정이 됩니다.

2.2 1년 미만 근무자

1년 미만 근무자는 연차가 나뉘어 발생하기 때문에 촉진도 두 번에 걸쳐 진행합니다. 아래는 1월 1일 입사자의 예입니다.

3. 시작하기 전 확인할 것

연차촉진 기능을 쓰려면 아래 두 가지가 먼저 갖춰져 있어야 합니다.

4. 관리자 — 세 단계로 바로 시작하기

관리자 페이지 › 기능별 설정 › 근태관리 › 연차사용촉진에서 아래 순서대로 하시면 연차촉진제 지침대로 바로 사용할 수 있습니다.

1. 1연차사용촉진 관리를 사용으로 설정합니다이 설정을 켜야 아래 기능이 동작합니다.
2. 2대상자를 등록합니다휴가일 관리에 등록된 인원 중에서 촉진 대상자를 고릅니다.
3. 3미사용 연차 날짜를 지정합니다사용계획을 내지 않은 대상자에게 자동으로 지정될 날짜를 미리 등록해 둡니다.

5. 관리자 — 설정 항목 자세히 보기

같은 화면에 다섯 가지 설정이 있습니다. 하나씩 살펴봅니다.

5.1 연차사용촉진 관리와 알림 시점

1. 1연차사용촉진 관리를 사용으로 설정합니다기능 전체를 켜는 스위치입니다.
2. 2알림설정으로 촉진 안내 일자를 정합니다1년 미만 근무자와 1년 초과 근무자로 나뉘고, 각각 1차·2차 촉진 시점을 며칠 이내로 정합니다. 기본값은 연차촉진제 기준으로 들어가 있습니다.
3. 3계획등록 전까지 매일에 체크합니다체크하면 대상자가 사용계획을 등록할 때까지 1차 안내 이후 매일 메일 또는 쪽지로 알림이 갑니다.

5.2 연차사용 계획서 결재 연동

1. 1결재 연동 사용 여부를 고릅니다사용으로 두면 오른쪽에 양식 선택 버튼이 나타납니다.
2. 2양식 선택으로 양식을 고릅니다매크로(연동용 코드)가 들어 있는 양식만 목록에 나옵니다. 먼저 12장의 방법으로 연동용 양식을 만들어 두어야 합니다. 오른쪽 계획 변경 결재 연동 안 함에 체크하면 처음 등록할 때만 결재를 거치고, 이후 변경은 결재 없이 바로 반영됩니다.

이미 낸 계획을 바꿀 때는 설정이 하나 더 있습니다

사용자가 사용 계획 변경으로 이미 낸 계획을 고칠 때, 그것도 결재를 거치게 할지 따로 정할 수 있습니다. 위 설정 오른쪽의 계획 변경 결재 연동 안함 체크박스입니다.

5.3 연차사용촉진 안내 강제 공지

5.4 노무수령 거부 통지서 안내 강제 공지

1. 1사용 여부를 정합니다사용으로 두면 로그인 후 안내 공지가 열리고, 확인을 눌러야 서비스를 이용할 수 있습니다.
2. 2알림설정에서 처리 방식을 정합니다강제 공지의 처리 방식(서비스 이용 / 로그아웃 처리), 표시 시점(로그인 시 / 메뉴 이동 시마다), 대상 서비스(PC · PC메신저 · 모바일)를 고릅니다.
3. 3사용계획일에도 공지에 체크합니다체크하면 사용계획일에도 노무수령 거부 통지서 안내 강제 공지를 표시합니다.

6. 관리자 — 대상자 등록과 날짜 지정

1. 1대상자를 등록합니다휴가일 관리에 등록된 대상자만 선택할 수 있습니다. 한 번 등록하면 계속 유지됩니다.
2. 2연차휴가 날짜를 일괄 지정합니다사용계획을 등록하지 않은 대상자에게 자동으로 지정될 날짜를 미리 등록해 둡니다. 지정알림 기준 7일 이후의 등록된 날짜부터 미사용 연차 수만큼 자동 배정됩니다. 날짜를 고를 때는 휴무일 차감이 1일인 근태유형이 표시됩니다.

7. 관리자 — 현황표 읽는 법

현황표 한 줄이 대상자 한 명입니다. 진행 단계에 따라 표시되는 값이 달라집니다.

7.1 조회와 내려받기

7.2 진행 단계에 따른 표시

7.3 지정일이 모자랄 때

1. 4추가 지정 필요 표시를 확인합니다2차 안내를 진행하는데 관리자가 지정한 날짜보다 미사용 연차가 많으면 이 상태가 표시됩니다.
2. 5추가 지정 필요 버튼을 눌러 날짜를 배정합니다미지정 일수만큼 지정일을 추가하고 저장하면 2차 연차사용촉진 안내가 발송됩니다.
3. 6상태가 지정일 변경으로 바뀝니다완료 전까지는 관리자가 지정일을 바꿀 수 있습니다. 다음 해 1월 1일이 되면 상태가 완료로 변경됩니다.

8. 사용자 — 연차휴가 촉진 메뉴

촉진 대상자에게는 근태관리에 연차휴가 촉진 메뉴가 새로 나타납니다.

9. 사용자 — 1차 촉진과 사용계획 등록

1차 안내를 받으면 등록 기한 안에 사용계획을 등록합니다. 여기서 등록하면 2차 지정 통보를 받지 않습니다.

1. 1남은 일수를 확인합니다촉진 대상 미사용 일과 사용 계획 필요 일이 표시됩니다.
2. 2사용 계획 등록 버튼을 누릅니다등록 기한까지 이 버튼으로 계획을 등록할 수 있습니다.
3. 3날짜와 근태유형을 골라 추가합니다하루 종일 연차인지 반차인지 등 근태유형을 함께 고릅니다.
4. 4잘못 고른 날짜를 지웁니다x를 눌러 하나씩 지우거나, 초기화로 고른 날짜를 모두 지웁니다.
5. 5결재 또는 저장을 누릅니다관리자가 결재 연동을 사용으로 두었으면 결재 버튼이 나오고, 사용 계획 신청서 결재 화면으로 넘어가 결재가 승인된 시점에 등록됩니다. 사용 안 함이면 저장 버튼이 나오고 누르는 즉시 등록됩니다.
6. 6등록한 계획을 바꿉니다변경 버튼으로 아직 도래하지 않은 계획을 수정할 수 있습니다.

1차 안내는 이렇게 도착합니다

메일과 쪽지로 “[연차사용계획 등록 요청] 미사용 연차 소진을 위한 계획 제출 안내”가 도착합니다. PC버전·모바일·PC메신저에 로그인할 때도 안내 팝업이 표시되며, 확인을 눌러야 서비스를 쓸 수 있습니다.

10. 사용자 — 2차 촉진과 지정일 통보

등록 기한까지 사용계획을 내지 않으면 회사가 날짜를 지정해 통보합니다.

메일과 쪽지로 “[연차 사용일 지정 알림] 연차사용계획 미제출에 따른 조치”가 도착하고, 로그인할 때 안내 팝업이 표시됩니다. 확인을 눌러야 서비스를 이용할 수 있습니다.

11. 사용자 — 지정일에 출근하면

회사가 지정한 날에 출근하면 노무수령 거부 통지서가 표시됩니다. 회사가 근로를 받지 않겠다는 뜻을 남기는 절차이며, 이 기록이 있어야 연차 사용으로 인정됩니다.

같은 통지서가 PC · 모바일 · PC메신저 세 곳에 모두 뜹니다.

12. 결재 연동용 양식 만들기

사용계획 등록에 결재를 연동하려면 매크로가 들어 있는 양식이 먼저 있어야 합니다. 전자결재 문서관리자 계정으로 로그인해 아래 순서로 만듭니다.

1. 1전자결재 문서관리자로 로그인합니다일반 계정으로는 양식을 만들 수 없습니다.
2. 2양식관리로 이동합니다관리자 메뉴 › 전자결재 › 양식관리
3. 3양식 추가를 클릭합니다상단의 양식 추가 버튼을 누릅니다.
4. 4양식 종류에서 일반양식을 고릅니다
5. 5기본정보와 옵션을 설정합니다연동결재 사용: 사용 안 함 / 모바일 기안양식 사용: 사용 안 함 / 사용여부: 사용 / 매크로 양식 사용: 사용 (체크하면 치환데이터 항목이 활성화됩니다)
6. 6본문에 치환데이터를 넣습니다본문을 자유롭게 작성하고, 연차 사용계획 내역을 표시할 자리에 치환데이터 항목에서 “연차휴가 사용계획(신규/변경)”을 클릭해 삽입합니다.
7. 7저장하고 연차촉진 관리에 연결합니다저장한 뒤, 연차촉진 관리 페이지의 결재연동 양식을 방금 만든 양식으로 설정합니다.

13. 알림 발송일 미리 계산해 보기

위에서 정한 알림 설정 값이 실제로 며칠에 안내를 내보내는지는 저장하기 전에는 알기 어렵습니다. 값을 바꿔 가며 직원별 발송일을 미리 볼 수 있는 계산 화면을 같이 두었습니다. 회계연도 기준과 입사일 기준을 나란히 놓고 비교할 수 있습니다.

이 도구가 답해 주는 것

알림 설정값이 곧 발송일입니다. 1년 초과자 1차를 10일로 두면 소멸 6개월 시점에서 10일 뒤인 7월 10일에 안내가 나갑니다. 왼쪽 값을 바꾸면 오른쪽 두 화면이 동시에 다시 계산됩니다.

연차사용촉진의 [알림 설정]을 저장하기 전에, 그 값이 직원별로 어떤 날짜가 되는지 미리 보고 싶을 때 씁니다. 회계연도 기준과 입사일 기준을 나란히 놓고 비교할 수 있습니다.

촉진이 도는 횟수

1년 미만 근무자는 촉진이 두 번 돌아갑니다. 입사 후 10개월까지 발생한 9일에 대해 1 · 2차를 하고, 11~12개월 사이에 추가로 생긴 2일에 대해 다시 1 · 2차를 합니다. 1년 초과 근무자는 연차 전량에 대해 한 번뿐입니다.

왼쪽에서 고르는 값

왼쪽 연차촉진 알림 설정에는 1년 미만 근무자 네 개, 1년 초과 근무자 두 개의 값이 있습니다. 1년 미만 근무자는 총 11일이 대상 연차이고 기준점은 입사 1주년이며, 1년 초과 근무자의 기준점은 사용 기간이 끝나는 날의 다음 날입니다.

쓰는 순서

1. 1 기준 연도를 고릅니다 2026과 2027 중에서 고릅니다. 고른 연도를 기준으로 소멸일과 발송일이 계산됩니다.
2. 2 직원 표에 이름과 입사일을 넣습니다 [직원 추가]로 줄을 늘리고, 필요 없는 줄은 [삭제]로 지웁니다. 입사일을 바꾸면 화면이 곧바로 다시 계산됩니다.
3. 3 왼쪽 알림 설정값을 바꿉니다 여섯 개 항목을 실제로 저장하려는 값으로 맞춥니다. 바꾸는 즉시 오른쪽 두 화면이 함께 다시 계산됩니다.
4. 4 두 기준의 타임라인과 아래 표를 비교합니다 회계연도 기준과 입사일 기준의 가로축은 같으므로 같은 위치에서 두 화면을 견주어 볼 수 있습니다.
5. 5 처음 값으로 되돌리려면 [기본값 복원]을 누릅니다 여섯 개 설정값이 모두 기본값으로 돌아갑니다.

결과 읽는 법

오른쪽에는 두 개의 타임라인이 있습니다. 회계연도 기준은 1년 초과자의 연차가 전 직원 12월 31일에 함께 소멸하는 경우이고, 입사일 기준은 1년 초과자의 사용 기간이 각자의 입사 응당일에 끝나는 경우입니다. 점선 눈금이 법이 정한 기준 시점이고, 거기서 설정값만큼 이동한 점이 실제 알림 발송일입니다.

타임라인 아래 표에는 직원마다 이름 · 유형 · 라운드가 나오고, 회계연도 기준과 입사일 기준 각각에 대해 소멸일 · 1차 발송 · 2차 발송이 함께 표시됩니다. 1년 미만은 기준점이 입사 1주년이라 두 부여 기준에서 날짜가 같습니다.

주의할 점

이 화면은 설정값이 날짜에 어떻게 반영되는지 이해하기 위한 모형입니다. 선택값과 기본값은 관리자 화면의 [알림 설정]과 동일하게 맞췄고, 기준점 역산은 근로기준법 제61조에 맞춰 두었습니다.

14. 자주 묻는 질문