차량운행일지

1. 차량운행일지 한눈에 보기

회사 차량을 누가, 언제, 어디로, 몇 km 운행했는지 기록하고, 정비 시기를 함께 관리하는 기능입니다. 업무용으로 쓴 거리가 자동으로 집계되므로 업무용승용차 관련 증빙을 만들 때 씁니다.

전체 흐름

설정부터 운행기록 확인까지 위에서 아래로 진행합니다. 각 칸 오른쪽 위의 숫자는 그 일을 설명한 절 번호입니다.

역할에 따라 할 일이 다릅니다

이 문서는 절 제목 옆에 대상 역할을 적어 두었습니다. 본인 역할에 해당하는 절만 읽으셔도 됩니다.

메뉴 위치

왼쪽 세로 메뉴의 차량운행일지를 누르면 하위 메뉴 세 개가 나옵니다.

2. 차량관리자 지정하기 (전사관리자)

차량운행일지는 전사관리자가 두 가지를 해 두어야 쓸 수 있습니다. 먼저 기능을 켜고, 그다음 차량관리자를 지정합니다.

2.1 기능 켜기

화면 오른쪽 위 프로필 사진을 눌러 관리자 페이지로 들어간 뒤, 기본 설정 › 그룹웨어 설정 › 사용 메뉴 설정으로 이동합니다.

1. 1차량운행일지 줄에서 사용을 고릅니다사용 안 함으로 두면 직원 화면에 차량운행일지 메뉴가 나타나지 않습니다.
2. 2저장을 누릅니다

2.2 차량관리자 지정하기

같은 관리자 페이지에서 기능별 설정 › 차량운행일지로 이동합니다.

1. 1조직도를 누릅니다조직도 창이 열립니다.
2. 2지정할 직원을 더블클릭한 뒤 적용을 누릅니다고른 직원이 아래 명단에 추가됩니다. 명단 오른쪽 ×를 누르면 빠집니다.
3. 3저장을 누릅니다저장해야 실제로 반영됩니다.

3. 차량 등록하기 (차량관리자)

차량운행일지 › 차량등록으로 이동하면 등록된 차량 목록이 나옵니다.

1. 1차량 등록을 누릅니다등록 화면이 새 탭으로 열립니다.

3.1 차량 정보 입력하기

1. 1조직도로 이용자를 고릅니다차량을 실제로 쓰는 직원 한 명을 지정합니다.
2. 2차량등록번호를 정확히 넣습니다번호판 번호입니다. 등록한 뒤에는 바꿀 수 없습니다.
3. 3유종을 고릅니다정비항목을 고를 때 기준이 되므로 비워 두지 마세요.
4. 4저장을 누릅니다“차량등록번호는 등록 후 수정이 불가합니다. 등록하시겠습니까?” 확인창이 뜹니다. 확인창에서 확인을 눌러야 저장됩니다.

3.2 유종은 다섯 가지입니다

3.3 이용자 고르기

이용자 칸 옆의 조직도를 누르면 이용자 선택 창이 열립니다.

1. 1조직도에서 직원 이름을 더블클릭합니다이름 옆 아이콘은 전사관리자와 부서장을 나타냅니다.
2. 2오른쪽에 들어갔는지 확인합니다‘총 1명 선택’으로 표시됩니다. 다른 사람을 더블클릭하면 그 사람으로 바뀝니다.
3. 3적용을 누릅니다창이 닫히고 등록 화면의 이용자 칸에 이름이 들어갑니다.

4. 이용자 바꾸기와 이력 보기 (차량관리자)

차량을 쓰는 사람이 바뀌면 이용자를 바꿔 줍니다. 차량관리 목록에서 차량 줄을 누르면 차량수정 화면이 열립니다.

1. 1조직도로 새 이용자를 고릅니다더블클릭한 뒤 적용을 누릅니다.
2. 2저장을 누릅니다“수정하시겠습니까?” → 확인.

누가 언제 썼는지 보기

차량관리 목록 오른쪽 끝의 이용자 이력 확인을 누릅니다.

1. 1이용자 이력 확인을 누릅니다
2. 2이용기간을 확인합니다이전 이용자는 기간이 끝났고, 지금 이용자는 시작일만 있습니다.

5. 운행기록 등록하기 (이용자)

차량운행일지 › 차량운행일지 관리에서 내 차량 줄을 누르면 차량운행기록 화면이 열립니다.

1. 1운행내역 등록을 누릅니다입력 창이 열립니다. 이어지는 내용은 아래 5.1에 있습니다.

5.1 한 건씩 등록하기

1. 1사용일자를 고릅니다달력 아이콘으로 고릅니다. 같은 날에 여러 건을 넣을 수 있습니다.
2. 2사용목적을 고릅니다처음에는 선택으로 되어 있습니다. 출퇴근 · 일반업무용 · 비업무용 중에서 반드시 하나를 고르세요.
3. 3출발지명과 도착지명을 넣습니다예: 본사 → 인천 물류센터
4. 4출발지Km와 도착지Km를 넣습니다계기판의 누적거리입니다. 출발지Km에는 직전 기록의 도착지Km가 이미 들어와 있습니다. 맨 처음 한 건만 계기판을 보고 고쳐 주세요. 도착지Km는 출발지Km보다 커야 합니다.
5. 5저장을 누릅니다“운행내역을 등록하시겠습니까?” → 확인.

5.2 엑셀로 한꺼번에 등록하기

여러 건을 몰아서 넣을 때는 정해진 엑셀 양식을 씁니다. 차량운행기록 화면의 버튼 줄에서 시작합니다.

1. 1일괄등록양식 다운로드를 눌러 엑셀 양식을 내려받습니다다른 파일로는 등록할 수 없습니다. 반드시 이 양식을 쓰세요.
2. 2양식을 채운 뒤 일괄 대량 등록을 누릅니다업로드 창이 열립니다.

1. 3파일 선택을 눌러 작성한 엑셀 파일을 고릅니다
2. 4등록을 누릅니다

6. 운행기록 확인 · 수정 · 삭제 (이용자 · 차량관리자)

1. 1기간을 바꾸고 조회를 누릅니다기본값은 올해 1월 1일부터 오늘까지입니다. 과거 기록이 안 보이면 시작일을 앞당겨 주세요.
2. 2기록 줄을 누르면 운행내역 수정 창이 열립니다

목록은 사용일자가 최근인 기록이 맨 위에 옵니다. 방금 넣은 기록을 찾을 때는 목록 첫 줄을 보시면 됩니다.

고치기와 지우기

1. 1값을 고치고 수정을 누릅니다확인창에서 확인을 눌러야 반영됩니다.
2. 2지울 때는 삭제를 누릅니다지운 기록은 되살릴 수 없습니다. 지우면 주행거리 합계도 다시 계산됩니다.

차량관리자가 보는 화면

차량관리자는 차량운행일지 관리 목록에서 회사의 모든 차량 기록을 볼 수 있습니다. 목록에는 총주행거리, 총 업무용 주행거리, 업무용비율(%)이 함께 나옵니다.

1. 1업무용비율을 확인합니다업무용으로 쓴 거리가 전체에서 차지하는 몫입니다.
2. 2이용자가 바뀐 차량은 두 줄로 나옵니다차량등록번호는 같지만 이용자가 달라 줄이 나뉩니다. 비율도 각각 따로 계산됩니다.

내려받기

엑셀 다운로드는 화면에 보이는 목록을 그대로 내려받습니다. 운행일지 다운로드는 세무 신고에 쓰는 업무용승용차 운행기록부 서식으로 내려받습니다. 두 버튼 모두 차량운행기록 화면의 버튼 줄에 있습니다.

1. 1과세기간과 차량 정보가 자동으로 채워집니다차종과 자동차등록번호가 들어갑니다.
2. 2사용일자별 운행 내역이 들어갑니다출·퇴근용과 일반 업무용이 서로 다른 열로 나뉘어 적힙니다.
3. 3맨 아래에 업무용 사용비율이 계산됩니다과세기간 총주행 거리와 업무용 사용거리로 계산됩니다.

7. 정비항목 만들기 (차량관리자)

정비항목은 엔진오일처럼 주기적으로 하는 정비의 종류와 주기를 미리 정해 두는 것입니다. 주기가 되면 알림을 보낼 수 있습니다.

차량운행일지 › 차량정비로 이동합니다.

1. 1차량 줄을 누릅니다차량 정비 정보 화면이 새 탭으로 열립니다.

7.1 정비 정보 화면

1. 1정비 항목 추가를 눌러 새 항목을 만듭니다
2. 2이미 만든 항목은 오른쪽 수정으로 고칩니다같은 창에서 지울 수도 있습니다.

7.2 정비항목 입력 항목

1. 1정비 항목명을 넣습니다예: 엔진오일/오일필터
2. 2정비 기준 주기(Km)를 넣습니다숫자만 넣습니다. 10000을 넣으면 10,000 Km로 표시됩니다.
3. 3알림을 보낼지 정합니다1차는 주기의 80%, 2차는 100% 시점입니다. 각각 발송 또는 발송 안 함을 고르고, 발송을 골랐다면 SMS · EMAIL · 쪽지 중 하나 이상을 체크합니다.
4. 4누구에게 보낼지 정합니다이용자와 차량관리자 중에서 고릅니다. 둘 다 고를 수 있습니다.
5. 5저장을 누릅니다“정비항목을 등록하시겠습니까?” → 확인 → “정비항목이 등록되었습니다.”

8. 정비내역 남기기 (이용자 · 차량관리자)

정비내역은 실제로 정비한 기록입니다. 차량 정비 정보 화면에서 밑줄 그어진 정비 항목명을 누르면 입력 창이 열립니다.

1. 1정비 항목명을 누릅니다정비내역 창이 열립니다.

8.1 정비내역 등록하기

1. 1정비일자를 고릅니다달력에서 실제로 정비한 날을 고릅니다.
2. 2정비업체와 정비금액을 넣습니다정비금액은 숫자만 넣습니다. 음수는 넣을 수 없습니다.
3. 3총 주행거리는 그대로 둡니다등록하는 시점의 차량 총 주행거리가 자동으로 들어갑니다. 직접 넣지 않습니다.
4. 4등록을 누릅니다“이 정비 내역을 등록하시겠습니까?” → 확인.
5. 5아래 기존 정비 이력에서 확인합니다등록한 내역이 목록으로 쌓입니다.

8.2 고치기와 지우기

기존 정비 이력의 수정을 누르면 정비 이력 수정 창이 열립니다.

1. 1값을 고칩니다고치는 즉시 오른쪽에 변경 전 값이 취소선과 함께 표시되므로, 무엇을 바꾸는지 눈으로 확인할 수 있습니다.
2. 2저장을 누릅니다
3. 3지울 때는 삭제를 누릅니다누적 데이터가 다시 계산된다는 확인창이 뜹니다.

9. 저장이 안 될 때

화면에 뜨는 문구 그대로 찾아보세요.

10. 자주 묻는 질문