1. 관리자가 하는 일과 시작 전 전제조건
회사가 정해진 절차대로 연차 사용을 알리고 촉구했는데도 근로자가 쓰지 않아 연차가 소멸한 경우, 회사는 그 미사용 연차에 대해 수당을 지급할 의무가 없습니다. 근거는 근로기준법 제61조입니다. 설정 위치는 관리자 페이지 › 기능별 설정 › 근태관리 › 연차사용촉진입니다.
참고핵심은 수당 회피가 아니라 기록입니다. 제도의 목적은 연차 사용 권장에 있고, 감사나 분쟁에서 실제로 필요한 것은 「1차 촉구 → 2차 통보를 언제, 누구에게, 어떻게 했는가」의 증빙입니다. 시스템이 자동화하는 것도 결국 이 기록입니다.
관리자가 직접 하는 일은 셋뿐입니다
- 정책 설정 기능 사용 · 알림 시점 · 결재 연동 · 강제 공지를 정하고 저장합니다. 가장 먼저 해야 합니다.
- 대상자 등록 휴가일관리에 등록된 인원 중에서 고릅니다. 한 번 넣으면 계속 유지됩니다.
- 날짜 지정 계획 미등록자에게 자동 배정될 날짜를 미리 넣어둡니다. 해마다 합니다.
이 셋이 1차 안내일 전에 끝나 있으면 알림 발송과 지정일 배정은 시스템이 처리합니다. 이후 관리자를 다시 부르는 경우는 지정 날짜가 모자랄 때뿐입니다.
참고순서가 중요합니다. 정책을 저장해야 대상자 등록과 날짜 지정이 의미를 가집니다. 그리고 세 가지가 1차 안내일 전에 끝나 있어야 그 회기의 촉진이 걸립니다.
시작 전 전제조건
| 조건 | 확인할 곳 |
|---|---|
| 휴가일 관리 사용 | 관리자 페이지 › 기능별 설정 › 근태관리 › 휴가일관리 |
| 1차 안내 시점 전에 대상자 등록 완료 | 연차사용촉진 › 대상자 등록 |
참고휴가일 관리가 왜 필요한가 — 연차촉진 대상자는 휴가일관리에 등록된 인원 중에서만 고를 수 있습니다. 대상자 등록 팝업에도 「휴가일 관리에 등록된 대상자만 선택됩니다」라고 적혀 있습니다.
꼭 확인1차 안내일이 지난 뒤에 등록하면 그 회기에는 절차가 진행되지 않습니다. 다만 한 번 등록된 사람은 유지되므로 해마다 다시 넣을 필요는 없습니다. 챙길 대상은 신규 입사자와 누락 인원뿐입니다. 입사일 기준으로 연차를 부여하는 회사는 특히 주의하세요. 회계연도 기준이면 1차 안내일이 전 직원 같은 날이라 그 하루 전까지만 넣으면 됩니다. 그러나 입사일 기준이면 1차 안내일이 사람마다 다르므로 「마감일 하루」라는 개념이 없고, 등록이 그 사람의 안내일보다 하루만 늦어도 그 해 촉진에서 통째로 빠집니다.
2. 설정 항목
굵게 표시된 쪽이 제도 취지에 맞는 권장값입니다.
| 설정 | 값 | 의미와 판단 기준 |
|---|---|---|
| 연차사용촉진 관리 | 사용 / 사용 안 함 | 기능 전체의 스위치. 켜면 소멸 기간에 따라 촉진 안내가 메일 · 쪽지로 자동 발송됩니다 |
| 알림 설정 | 1년 미만 / 1년 초과 | 1 · 2차 알림을 언제 보낼지 유형별로 조정합니다. 3장에서 자세히 설명합니다 |
| 계획등록 전까지 매일 | 체크 / 해제 | 체크하면 1차 안내 이후 계획 등록 전까지 매일 발송됩니다. 회수율은 오르지만 피로도가 큽니다 |
| 대상 연차 제외 | 사용 / 사용 안 함 | 미사용 연차 중 설정한 일수를 촉진 대상에서 뺍니다 |
| 연차사용 계획서 결재 연동 | 사용 / 사용 안 함 | 사용 — 결재 완료 시점에 등록 · 사용 안 함 — 저장 즉시 등록 |
| └ 계획 변경 결재 연동 안 함 | 체크 | 최초 등록에만 결재를 걸고 이후 변경은 결재 없이 처리 |
| 양식 선택 | 양식 목록 | 결재 연동을 켤 때만. 매크로가 포함된 양식만 목록에 나옵니다 |
| 연차사용촉진 안내 강제 공지 | 사용 / 사용 안 함 | 로그인 직후 안내를 띄우고 확인해야 U+웍스를 쓸 수 있게 합니다 |
| 노무수령 거부 통지서 안내 강제 공지 | 사용 / 사용 안 함 | 지정일에 출근한 사람에게 통지서를 강제 노출합니다 |
| └ 처리 방식 | 서비스 이용 / 로그아웃 처리 | 지정일 출근을 실질적으로 막으려면 로그아웃 처리 |
| └ 사용계획일에도 공지 | 체크 | 본인이 등록한 계획일에 출근한 경우에도 통지서를 띄웁니다 |
꼭 확인대상 연차 제외는 신중하게 쓰세요. 미사용 연차 10일인 사람에게 제외 5일을 걸면 촉진 대상은 5일이 됩니다. 나머지 5일은 지정일 배정도, 소멸에 따른 보상의무 면제도 적용되지 않습니다. 또한 1차 알림 발송 시점의 설정값으로 대상 일수가 확정되며 이후 값을 바꿔도 그 회기에는 반영되지 않습니다.
참고노무수령 거부 통지서는 반드시 표시해야 합니다. 명확한 증빙이 없으면 그날이 연차 사용으로 인정되지 않습니다.
3. 알림 시점 — 6개 값입니다
연차사용촉진 › 알림 설정을 누르면 나옵니다. 각 행은 "어느 시점을 기준으로 며칠 이동한 날에 보낼 것인가"를 정합니다. 기준 시점은 법이 정한 선이라 건드리는 대상이 아니고, 조정하는 것은 드롭다운의 일수뿐입니다.
참고아래 표의 기준 시점과 고를 수 있는 값은 고정입니다. 회사가 바꾸는 것은 그중 어느 값을 쓸지뿐입니다.
| 대상 | 발생 구분 | 차수 | 기준 시점 | 선택값 | 기본값 |
|---|---|---|---|---|---|
| 1년 미만 | 입사 후 10개월까지 발생한 9일 | 1차 | 연차소멸 3개월 시점 이후 | 1 · 3 · 5 · 10일 | 1일 |
| 1년 미만 | 입사 후 10개월까지 발생한 9일 | 2차 | 연차소멸 1개월 시점 이전 | 10 · 20 · 30 · 40일 | 40일 |
| 1년 미만 | 11~12개월 사이 추가 2일 | 1차 | 연차소멸 1개월 시점 이후 | 1 · 3 · 5일 | 1일 |
| 1년 미만 | 11~12개월 사이 추가 2일 | 2차 | 연차소멸 10일 시점 이전 | 1 · 3 · 5일 | 5일 |
| 1년 초과 | 연차 전량 | 1차 | 연차소멸 6개월 시점 이후 | 1 · 3 · 5 · 10일 | 1일 |
| 1년 초과 | 연차 전량 | 2차 | 연차소멸 2개월 시점 이전 | 10일 · 1 · 2 · 3개월 · 104일 | 104일 |
꼭 확인값의 방향이 1차와 2차가 반대입니다. 1차는 기준에서 뒤로, 2차는 기준에서 앞으로 이동합니다. 즉 값을 키우면 1차는 늦어지고 2차는 빨라집니다. 2차 값을 크게 잡으면 1차 직후에 2차가 따라붙어 두 안내가 한 달 안에 몰립니다. 직원에게 계획을 세울 시간을 주려면 2차 값을 줄여 소멸 시점 쪽으로 미루는 편이 낫습니다.
참고값을 바꾸기 전에 「연차촉진안내 발송 알림 시뮬레이터」로 먼저 확인하세요. 직원별 1 · 2차 발송일이 월축 위에 표시되고, 설정을 바꾸면 마커가 움직입니다. 회계연도 기준과 입사일 기준이 위아래로 함께 나오므로 「한 날짜에 모인다 / 열두 달에 흩어진다」가 바로 보입니다. 직원과 입사일을 직접 넣어 고객사 상황에 대입해 볼 수도 있습니다.
참고다이얼로그 오른쪽 위 [기본값 복원]으로 법정 기준값으로 되돌릴 수 있습니다. 저장한 뒤에는 현황표의 (예정) 일자로 결과를 확인하세요. 특히 입사일 기준 회사는 사람마다 날짜가 달라 표에서 직접 보는 것이 유일한 검증 방법입니다.
읽는 법 — 소멸일 12/31인 1년 초과자
- 기준은 7/1입니다 사용 기간이 끝나는 날의 다음 날(1/1)에서 6개월을 뺀 날입니다.
- 7/1에 1차 안내가 발송됩니다 기본값이 1일이기 때문입니다. 10일로 바꾸면 7/10으로 밀립니다.
- 7/1~7/10이 계획 등록 기간입니다 대상자가 계획을 등록해야 하는 기간으로, 1차 발송일을 1일째로 세어 10일 이내입니다.
- 2차 안내는 기준 11/1에서 앞당겨집니다 설정값만큼 앞당겨진 날에 미등록자에게 발송됩니다. 기본값 104일이면 7/20입니다.
- 2차 발송일 + 7일 이후부터 지정일이 배정됩니다 그 이후의 등록 날짜부터 지정일이 배정됩니다.
- 12/31에 소멸합니다 다음 해 1월 1일에 상태가 「완료」로 바뀝니다.
참고1년 미만 근무자는 촉진이 두 번 돌아갑니다. 1차 촉구 이후에도 매월 연차가 계속 쌓이기 때문에 먼저 발생한 9일과 나중에 생긴 2일을 나눠 각각 촉구 · 통보합니다. 알림 설정이 두 벌인 이유입니다.
4. 대상자 등록과 미사용 연차 날짜 지정
대상자 등록
[대상자 등록]을 누르고 휴가일관리에 등록된 인원 중에서 선택한 뒤 저장합니다.
한 번 등록하면 계속 유지됩니다. 해마다 다시 하지 않습니다. 신규 입사자만 각자의 1차 안내일 전에 추가하면 됩니다. 등록 후 현황표에서 그 사람의 1차 안내일자가 (예정)으로 잡혔는지 확인하면 누락을 막을 수 있습니다.
미사용 연차 날짜 지정
계획을 등록하지 않은 사람에게 자동 배정될 날짜를 미리 넣어둡니다. 입력은 두 단계입니다.
| 단계 | 내용 |
|---|---|
| 1. 날짜 지정 | 연도를 고르고 날짜를 선택합니다 |
| 2. 근태유형 설정 | 지정일에 적용할 근태유형을 고릅니다 |
꼭 확인근태유형 목록에는 「휴무일 차감 1일」인 유형만 나옵니다. 반차처럼 0.5일 차감인 유형은 나타나지 않습니다. 또한 근태유형을 바꿔 저장하면 모든 사용자의 미도래 지정일의 근태유형이 함께 변경됩니다.
참고사용시기를 등록해 놓으면, 사용자의 남은 연차 일수에 따라 일괄 지정일 이후 등록된 시기로 순서 적용됩니다. 등록된 지정날짜보다 더 남은 연차 수가 많은 사용자는 개별로 「추가 지정 필요」를 눌러 시기를 추가해 주세요.
참고날짜는 넉넉히 넣어두세요. 촉진 대상 일수보다 등록한 날짜가 적으면 그 인원은 「추가 지정 필요」 상태로 멈추고, 관리자가 추가 지정해 저장해야 2차 통보가 나갑니다. 임시공휴일과 겹친 지정일도 연차 사용일로 인정되지 않아 대체 지정이 필요합니다.
참고지정일은 일 단위로만 부여됩니다. 남은 잔여 연차 중 일 미만 단위는 사용자가 직접 근태신청으로 기한 내에 사용해야 합니다.
5. 현황표에서 보이는 값
| 표시 | 움직일 사람 | 뜻 |
|---|---|---|
| 2026/09/27(예정) | — | 계산된 1차 또는 2차 안내 예정일. 아직 발송 전입니다 |
| 미확인 | 대상자 | 안내는 나갔지만 대상자가 확인하지 않았습니다 |
| 미등록 | 대상자 | 계획서가 아직 등록되지 않았습니다. 2차 통보 전까지는 언제든 등록할 수 있고, 등록하면 지정 대상에서 빠집니다 |
| 추가 지정 필요 | 관리자 | 미사용 연차보다 지정 날짜가 부족합니다. 추가 지정해 저장해야 2차 안내가 나갑니다 |
| 지정일 변경 | 관리자 | 지정이 채워진 상태. 도래하지 않은 지정일은 완료 전까지 변경할 수 있습니다 |
| 완료 | — | 회기가 끝나면 상태가 완료로 바뀝니다 |
조회는 전체 · 부서 · 사용자로 할 수 있고, 「1년 미만 사용자만 보기」 · 「미사용 연차 있는 사람만 보기」로 좁힐 수 있습니다.
참고엑셀 다운로드와 변경이력이 감사 대응용 증빙이 됩니다. 알림 발송 · 계획서 제출 · 지정일 통보 수신 확인 기록이 남습니다.
6. 연차생성기준을 바꾸려면 촉진을 먼저 정리합니다
참고연차사용촉진 대상자가 등록되어 있으면 연차생성기준을 변경할 수 없습니다. 휴가일관리에서 [연차생성기준 변경]을 누르면 「연차사용촉진 대상자를 모두 삭제 후 다시 시도해주세요.」라는 메시지가 나옵니다. 기준 변경을 계획하고 있다면 촉진 대상자 정리가 먼저입니다. 순서를 거꾸로 잡으면 막힙니다.
다시 등록할 때가 진짜 위험합니다
꼭 확인지웠던 대상자는 그 사람의 1차 사용계획 알림일 전에 반드시 다시 등록해야 합니다. 알림일이 지난 뒤에 등록하면 그 회기는 통째로 건너뛰고 다음 회기부터 적용됩니다. 그 해의 촉진 절차가 진행되지 않으므로 미사용 연차에 대한 수당 지급 의무가 그대로 남습니다.
참고입사일 기준 회사는 특히 조심하세요. 1차 알림일이 사람마다 다르므로 「이 날까지만 넣으면 된다」는 공통 마감일이 없습니다. 지운 사람 각각의 알림일을 따로 확인해야 합니다.
작업 순서를 이렇게 잡으세요.
| 순서 | 할 일 |
|---|---|
| 1 | 지울 대상자 목록과 각자의 1차 알림일을 먼저 적어 둡니다 |
| 2 | 대상자를 모두 삭제합니다 |
| 3 | 연차생성기준을 변경합니다 |
| 4 | 가장 이른 1차 알림일이 오기 전에 대상자를 다시 등록합니다 |
참고3번과 4번 사이가 길어지면 안 됩니다. 기준 변경 작업은 알림일에 여유가 있는 시기에 잡으세요.
7. 자주 묻는 것
| 질문 | 답 |
|---|---|
| 알림을 꼭 서면으로 보내야 하나요 | 메일과 쪽지로 보내고, 로그인 시 강제 팝업으로 공지하는 방식으로 처리합니다 |
| 1차 안내 후에 대상자를 추가하면 | 그 회기에는 적용되지 않습니다. 다음 회기부터 자동 포함됩니다 |
| 계획은 언제까지 등록할 수 있나요 | 2차 지정일 통보 전까지입니다. 통보 후에는 등록할 수 없습니다 |
| 진행 중인 휴가 결재는 제외되나요 | 아닙니다. 완료되어야 계획 등록이 가능합니다 |
| 지정일을 여러 개 등록해도 되나요 | 됩니다. 잔여 연차 수에 맞게 순차 배정됩니다 |
| 지정일 당일 출근하면 | 노무수령 거부 통지서가 강제 표시되고, 설정에 따라 로그인 또는 로그아웃 처리됩니다 |
| 지정일을 바꿀 수 있나요 | 도래하지 않은 지정일은 변경할 수 있습니다 |
| 임시공휴일과 겹치면 | 연차 사용일로 인정되지 않습니다. 대체 지정이 필요합니다 |
| 촉진 종료 후에도 계획 등록이 되나요 | 안 됩니다. 회기가 종료되었다는 뜻입니다 |